O ciclo PDCA é um instrumento fundamental para a busca de melhorias no interior das organizações.
No âmbito da administração de empresas e da gestão de pessoas, diversas ferramentas facilitam o aprimoramento dos processos.
Embora alguns possam pensar que tais ferramentas são destinadas somente às grandes empresas, o fato é que muitas delas também podem ajudar o gerenciamento de pequenos negócios.
O gerente de projetos de uma empresa tem a responsabilidade de estar ao tanto de tudo aquilo que ocorre na vida cotidiana da empresa, buscar soluções sólidas para a resolução de dificuldades e para a melhoria dos processos internos.
Na ciência administrativa, vários métodos foram sendo desenvolvidos ao longo das décadas para aprimorar a gestão empresarial.
Alguns desses métodos são para determinados setores na estrutura empresarial, enquanto outros podem ajudar a toda a estrutura de uma empresa.
Um dos conceitos utilizados na administração é o PDCA. A sigla vem do inglês e quer dizer:
- Planejar, do inglês plan
- Fazer, de do
- Checar, check
- Agir, de act
O PDCA é um ciclo de melhorias contínuas, que começa no planejamento e vai até a ação como tal.
Sendo que a ação deve marcar uma mudança nas formas de atuação da organização, de modo a otimizar processos.
O ciclo também é conhecido como Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, devido a dois personagens que marcaram o desenvolvimento deste processo.
As quatro etapas do PDCA acompanham o processo no começo, meio e fim.
O ciclo pode ser utilizado para solucionar problemas no interior de uma empresa, ou para otimização.
Filosofia na vida cotidiana
O ciclo PDCA é uma prova de que, ao contrário do que muita gente pensa, a filosofia não é nada afastado da realidade, e que só trata de conceitos ideais.
O período histórico conhecido como Modernidade foi marcado, entre outras tantas características, pelo pensamento do filósofo francês René Descartes, que fez parte do chamado racionalismo clássico.
Foi ele que propôs a sistematização na construção do conhecimento por meio da chamada “dúvida metódica”, que o conduziria à sua famosa conclusão: “Penso, logo existo”.
Sendo o “logo” não expressão de continuidade temporal, mas de causa: penso, porque existo.
Todavia, não entraremos tanto no pensamento de Descartes, o que buscamos era somente que percebêssemos essa relação da filosofia em processos que parecem tão normais no cotidiano.
No caso do ciclo PDCA, a relação com o sistema que Descartes propõe no seu Discurso do Método, de 1637, é que o ciclo PDCA precisamente se ampara na fundamentação dos processos como parte intrínseca da atuação humana, e nesse caso, mais precisamente, empresarial.
O PDCA é um ciclo, porque a ideia dele é possibilitar uma gestão continuada de processos. Ele deve ser aplicado de forma contínua, e transformar-se em parte da gestão empresarial.
Surgimento do ciclo PDCA
Apesar de inspirar-se em um sistema de pensamento tão antigo no que diz respeito à importância do método, o ciclo PDCA só foi criado nos anos 1920, pelo engenheiro Walter Shewhart.
Contudo, o ciclo só ficaria conhecido a partir de 1950, sobretudo no Japão, graças ao pai do controle de qualidade nos processos de produção, o professor americano William Deming.
Fases do ciclo PDCA
Precisamos agora dar uma atenção especial às quatro fases que compõe o ciclo:
- Planejar - Plan
Nessa primeira etapa, o fundamental é a elaboração clara dos objetivos que se propõe alcançar com o ciclo.
O objetivo poderia ser um resultado desejado ou a solução de algum problema apresentado.
Também é nesse momento que os indicadores de desempenho devem ser estipulados.
Tais indicadores deverão considerar fatores quantitativos e qualitativos.
Mas atenção! Os indicadores devem ser realistas. Ou seja, não se deve propor metas irrealizáveis.
Já a partir da fase do planejamento, a organização em equipe deve determinar as responsabilidades do processo.
Sendo assim, é fundamental que a equipe seja auto gerenciada e composta por pessoas proativas.
- Fazer - Do
Nem só de planejamento se constrói um ciclo exitoso, por isso a segunda fase do PDCA é a da execução.
Após traçar com claridade as metas a serem alcançadas, o plano de ação deve ser colocado em prática.
Para o sucesso da execução, os envolvidos no processo devem estar devidamente treinados, e, especialmente, serem conscientes da importância do papel de cada um.
Pessoas identificadas com a função que têm que desenvolver garantem melhores resultados.
- Checar – Check
A fase seguinte do ciclo PDCA é o controle do processo. Contudo, não se trata de ativar essa fase somente após concluída a execução.
Pelo contrário, a etapa de checagem deve analisar o cumprimento dos prazos de execução e a reta busca pelos objetivos.
A comparação do já alcançado com aquilo que está planejado também faz parte da checagem, e seria interessante que toda a equipe de planejamento e execução fizesse parte desta etapa que deve rever o caminho já percorrido e pensar o que ainda falta a ser feito.
Também a utilidade da metodologia de trabalho deve ser verificada, e nesse sentido o trabalho em equipe é fundamental.
- Agir - Act
A quarta fase do ciclo é conhecida como agir.
Nessa etapa o plano aplicado deve converter-se em um padrão de atuação.
E isso porque, como devemos lembrar, a ideia do ciclo PDCA é a de implementar melhorias nos processos de uma organização.
Por isso, depois de planejar, executar e avaliar o processo, nesta etapa o que se busca é padronizar um processo exitoso.
No entanto, caso algo não tenha saído conforme o planejado, medidas corretivas devem ser tomadas.
O ciclo
Como mencionamos antes, o PDCA é um ciclo, porque suas fases devem ser realizadas continuamente, dessa forma as melhorias necessárias em uma organização serão contínuas.
Com as rápidas mudanças que são a marca registrada da nossa época, uma empresa de sucesso deve estar atenta a tais mudanças que ocorrem no interior da sociedade, e buscar de maneira rápida as adaptações que tais novidades exigirão no interior da corporação.
Embora à primeira vista possa parecer complexo, este ciclo é uma das mais eficazes e simples ferramentas gerenciais de qualidade.
Conclusão
O desenvolvimento de ferramentas que facilitam a administração de empresas e a gestão de pessoas é fundamental para que as organizações consigam adaptar-se às necessidades de uma sociedade.
Dentre essas ferramentas, o ciclo PDCA se destaca como um processo pelo qual se busca conseguir melhorias em uma área corporativa ou em toda a estrutura de uma empresa.
PDCA vem das palavras inglesas plan, do, check e act, que, em português são, respectivamente, planejar, fazer, checar e agir.
É um ciclo de busca para a otimização dos processos, através de um planejamento que define com claridade os objetivos e determina os indicadores.
Em segundo lugar, o do ou fazer é a etapa de execução do plano previamente formulado.
Logo, a etapa de checagem acompanha a aplicação do processo.
No entanto, diferente do que poderia parecer, não ocorre somente no final, mas é algo que acompanha todo o desenvolvimento do ciclo.
O cumprimento dos prazos estipulados também deve ser checado.
Finalmente, a ação é entendida como o passo em direção à adoção de um novo padrão de processos e cultura empresarial a partir do ciclo planejado.
